Een weblog van Michel Kuik over webdesign, usability en interactie ontwerp

Abonneer op een RSS Feed en blijf op de hoogte

Sorry, ik ben de attachment vergeten!

26 september 2008

Ik had het er gisteren met iemand over dat men zo snel vergeet een bijlage (attachment) toe te voegen aan de e-mail. Ik vind mezelf te vaak in de situatie terug dat ik een mail aan het typen ben: sorry, bijlage vergeten. Het is verleidelijk om jezelf van een domme actie te betichten, maar volgens de usability regels is het eigenlijk nooit de schuld van de eindgebruiker.

Hoe vaak vergeet jij je attachment toe te voegen? Om vervolgens weer snel een mailtje erachter aan te sturen. Te vaak. Volgens mij maakt het niet uit of je Outlook, Gmail of Hotmail gebruikt; het overkomt ons allemaal.

En de oorzaak zou kunnen liggen in de volgorde van het opstellen van een bericht. Want dat is iets wat al deze e-mail clients gemeen hebben.

Hoe logisch is deze volgorde eigenlijk:

  1. Ontvanger
  2. Onderwerp
  3. Bijlage
  4. Bericht
  5. Verzenden

Het bericht is in deze opzet het laatste wat er wordt genoteerd op het moment dat je gaat verzenden. Dit komt omdat dit het belangrijkste van een e-mail is natuurlijk. Als er een bijlage wordt toegevoegd aan de e-mail kan je je af vragen wat dan de belangrijkste content is. In veel gevallen is dit de bijlage. Want de e-mail zonder de bijlage, is meestal waardeloos.

Bijlage Gmail

Naar onderen met die Attachment knop?

Een hele simpele oplossing is natuurlijk het verplaatsen van de Attachment knop naar onder. Vlak boven de Verzend knop, zodat je deze nog ziet voordat je hem gaat verzenden.
Het nadeel is dat de knop op dit moment uit zijn groep wordt gehaald en door gebruikers misschien minder snel te vinden zal zijn. Ik vraag me af of dit nadeel afweegt tegen het andere nadeel; Bijlagen vergeten.

Ik verwacht dat de grote e-mail clients hun onderzoek wel goed zullen hebben gedaan. Maar toch vraag ik me af of er mensen zijn die zinnige oplossingen kunnen bedenken op dit probleem en of het idee hierboven een zinnig voorstel is. Iemand?

Interessant artikel? Abonneer op de RSS Feed en blijf op de hoogte!

8 Reacties op "Sorry, ik ben de attachment vergeten!"

Alwin zei:

Hee Michel,

Het is inderdaad een veelgemaakte fout bij veel mensen. Bij Gmail heb je sindskort de mogelijkheid om “labs-features” in en uit te schakelen. Een van die labs-features is ook een “Forgotten Attachment Detector” die, zoals je wellicht al raadt, je tekst scant op woorden als “file” en “attachment” en vervolgens controleert of er wel een attachment is. Zelf heb ik die feature nog niet getest, dus ik weet ook niet of deze feature ook worden als “bestand” of “bijlage” zou detecteren.

Daarnaast is een “hack” voor Outlook om je uitgaande mail te vertragen met verzenden, zeg 5 tot 10 minuten. Hiermee geef je jezelf nog genoeg tijd om te realiseren dat je de bijlage vergeten bent, naar je outbox te gaan en alsnog de bijlage toe te voegen.

Groeten,

Alwin

26 Sep 08, om 9:32 pm

Michel zei:

Hey Alwin!

Klinkt als een slimme tool! Maar toch vreemd dat dit soort dingen nodig zouden moeten zijn..

Ik ging net even in mijn verzonden items snuffelen en kijken hoe mijn mailtjes met bijlagen eruit zien. Van de 10 geopende mailtjes gebruikte ik slechts 1 keer het woord Bijlage of Attachment. Die tool lijkt dus niet echt geschikt voor mij!

Groeten,

Michel

29 Sep 08, om 12:23 pm

Bèr zei:

Ik ben het met je eens dat het vreemd is dat er attachement reminders moeten zijn.

Toch heeft kmail, die deze feature al jaren heeft, me vele genante mails bespaard.

http://www.flickr.com/photos/bler/2914442421/

Of eigenlijk: vele genante mails opgeleverd. Want helaas moet ik zo nu en dan iets doen op foutlook. En als je aan die kmail feature bent gewend, dan doe je het vervolgens overal waar die er niet is om je te helpen, fout.

En in kmail kun je een hel rits met woorden opgeven waarmee je aangeeft dat je iets bijlaagt. “bijgevoegde”, “pdf document” en “factuur” zijn dan ook de drie woorden die me het vaakst gered hebben.

Overigens gebruikt KDE deze methode op meer plekken. Subject vergeten in je mail? weet u zeker dat u de mail zonder onderwerp wilt verzenden? Of bij het wegklikken van een browservenster waar je net een ellenlang comment hebt getik zonder het te “submitten”: “weet u zeker dat u de wijzigingen in het formulier niet wilt opslaan? (of iets in die strekking). Enzovoort.

Open Source wordt vaak verguist voor haar gebrek aan aandacht voor Usability. Dit soort voorbeelden tonen dat er wel degelijk Open Source projecten zijn die al ver voorlopen op usability gebied.

5 Okt 08, om 4:46 pm

JWO zei:

heel simpel, maak de “verzend” knop interactief, zodat het wordt “verzenden zonder bijlage” of “verzenden met bijlage”

7 Okt 08, om 7:14 am

Bèr Kessels zei:

@JWO: knoppen en menu’s die veranderen zijn op zich alweer een heel ander usability-probleem. Het breekt een ongelooflijk belangrijk ding: “muscle memory”

7 Okt 08, om 11:25 am

Michel Kuik zei:

@JWO

Ik denk dat het grootste deel van de e-mail die worden verstuurd zonder bijlage zijn. (Dat is in ieder geval bij mij zo).

Ik weet niet of je gebruikers iedere e-mail zou moeten ‘opzadelen’ met een knop die die je vertelt dat de e-mail geen bijlage heeft…

7 Okt 08, om 6:32 pm

Floris zei:

AttachmentRemember voor Thunderbird?

http://www.extensionsmirror.nl/index.php?showtopic=4329

8 Apr 09, om 8:46 pm

Michel Kuik zei:

@Floris

Thanks voor de reactie en nuttige link. Helaas natuurlijk alleen voor Thunderbird gebruikers ;) Ik prefereer de webinterface van Gmail…

8 Apr 09, om 9:45 pm

Jouw reactie